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SOBRE NOVA GESTÃO
O que propõe a NOVA GESTÃO DO PATRIMÔNIO, com as novas rotinas administrativas?
Com a adoção da forma descentralizada de tombamento, a CAP passa a ter uma função gerencial e não mais executiva, à medida que é contraproducente e oneroso manter a nossa força de trabalho para efetuar colagem de plaquetas patrimoniais, quando pode ser utilizada em outras funções administrativas relevantes.
Além disso, a CAP, com parecer favorável da AGU/PF/UFF (mais conhecida como PROGER), também disponibilizou formas eficientes e céleres de desfazimento de bens irrecuperáveis.
Estes procedimentos estão regulados por alguma Instrução de Serviço ou Norma de Serviço?
Sim, podendo ser obtidos pela consulta da Norma de Serviço nº 630/2013, publicada no Boletim de Serviço em 24/04/2013, para as novas rotinas de tombamento de bens adquiridos pela Universidade, e nas Instruções de Serviço PREUNI, de números 02 e 03, publicadas no Boletim de Serviço em 22/04/2013, referentes aos novos procedimentos para tombamento de bens adquiridos com recursos do CNPQ e FEC, respectivamente. É de suma importância que todas as unidades tomem par das novas rotinas.
Então, não haverá mais a figura do tombador, aquele que comparece à unidade para efetuar a colagem das plaquetas?
Praticamente não. Alguns dos servidores que efetuam o tombamento serão deslocados para atuar no cadastro dos bens adquiridos pela UFF e outros para regularização de inventários enviados pelas unidades. Manteremos, no entanto, no Almoxarifado Central e na Biblioteca Central do Gragoatá, força de trabalho suficiente para efetuar o registro e colagem de plaquetas. Os demais bens, entregues em locais diferentes destes, receberão as plaquetas, para que as próprias unidades providenciem sua colagem.
Como será, basicamente, a nova forma de tombamento?
Os bens entregues diretamente nas unidades, qualquer que seja sua fonte, serão cadastrados pela CAP, e após a geração do TERMO DE RESPONSABILIDADE (TR) pelo nosso sistema, serão enviadas juntas com o TR, as plaquetas de identificação, tanto quanto forem os bens ali listados. Caberá ao agente patrimonial orientar a colagem das plaquetas, obtendo por parte de sua unidade o apoio operacional para efetuar a colagem das mesmas nos bens, conforme especificações do TERMO DE RESPONSABILIDADE.
Como as unidades vão se inteirar dessas novas rotinas?
A CAP orientou a todas unidades acadêmicas e administrativas a constituir agentes patrimoniais para que estes sejam capacitados para não somente lidar com as novas rotinas, mas também para divulgar as mudanças ocorridas, através de envio eletrônico para e-mails cadastrados dos professores no banco de dados da Unidade, memorandos circulares ou outros meios inequívocos de ciência da comunidade acadêmica. Consoante Instrução de Serviço PREUNI nº 01/2013, as unidades não poderão alegar dificuldades operacionais ou desconhecimento das normativas para implementação das novas rotinas.Por fim, a CAP publicará no site da UFF, com envio, por mala direta, o resumo das novas rotinas, de forma que o maior público acadêmico possível tenha ciência das mudanças introduzidas.
SOBRE FEC
E quanto ao tombamento de bens adquiridos através da Fundação Euclides da Cunha (FEC), também caberà às unidades efetuar o tombamento dos próprios bens?
Depende. Muitas vezes o coordenador do projeto adquiri bens que serão entregues a Departamentos e Coordenações, ou ainda, ao próprio Instituto ou unidade diversa. Em todos os casos, a CAP, conforme explicita a Instrução de Serviço PREUNI nº 03/2013, enviará no processo administrativo a ficha de pré-tombamento, na qual o coordenador, agente patrimonial ou servidor por ele designado para administrar a aquisição de bens informará a localização precisa dos bens, a partir da sigla da UORG, que pode ser consultada no site http://200.20.0.137/siorg/indexConsulta.htm. Preenchida a ficha e uma vez devolvida à CAP, será gerado o TERMO DE RESPONSABILIDADE (TR), a ser enviado, junto com as plaquetas de identificação, para o Coordenador, Chefe do setor ou Diretor da unidade, ou ainda, por quem detenha a carga do bem, assinar o TR e efetuar a colagem das plaquetas, conforme especificações do próprio Termo.
Mas com relação aos processos administrativos, relacionados à FEC, autuados antes da publicação da Instrução de Serviço, também serão aplicadas as novas rotinas?
Sim, já que a Instrução de Serviço não faz qualquer ressalva de aplicação das novas rotinas aos processos autuados antes de sua publicação. Entretanto, nos processos em que os coordenadores ou detentores da carga do bem já informaram a localização dos bens, será automaticamente gerado o Termo de Responsabilidade, com o posterior envio, junto com este, das plaquetas de identificação, para que as mesmas sejam fixadas nos bens.
SOBRE CNPq
Houve mudanças na rotina de tombamento de bens adquiridos com recursos do CNPq?
Sim, conforme determina a Instrução de Serviço PREUNI nº 02/2013, o tombamento será efetuado pelo próprio pesquisador, após o recebimento pela CAP do Termo de Depósito, cabendo ao docente tanto prestar contas como acompanhar junto ao órgão de fomento a geração deste documento. Porém, antes do agendamento pela CAP, nossos servidores enviarão, por e-mail, o Termo de Depósito digitalizado, para que o professor verifique se as especificações dos bens por ele adquiridos encontram-se corretas. e verificando algum ponto divergente, caberá ao pesquisador contactar o CNPq, conforme orientações repassadas pela nossa equipe, para que seja gerado um novo Termo de Depósito.
Entretanto, estando este documento correto, o agendamento será realizado, para que o pesquisador compareça à CAP e assine o TERMO DE RESPONSABILIDADE ,que subsidiará as orientações para colagem das plaquetas nos bens adquiridos, e o TERMO DE DEPÓSITO, gerado pelo CNPq, sendo lhe disponibilizado uma via de cada um desses documentos.
O pesquisador, ou o Departamento a ele vinculado, pode autuar o processo administrativo?
Não. Nos casos em que a autuação de processo administrativo não se der pela CAP, será devolvido o processo ao protocolo que o originou, para seu arquivamento sumário, na forma do artigo 2º, parágrafo 3º da referida Instrução de Serviço. Assim ocorre para que antes da autuação, o servidor da CAP averigue se a documentação pertinente ( memorando, cópias legíveis de nota fiscais e relação de bens patrimoniais, conforme modelo do CNPq) está completa e regular, caso em que não, deverá o pesquisador carrear a documentação faltante ou proceder às correções apontadas pelo servidor da CAP.
SOBRE FAPERJ
E com relação à FAPERJ, alguma mudança também ocorreu?
Não, porém a CAP tem identificado que alguns dos coordenadores dos projetos de pesquisa apresentam as documentações cabíveis na proximidade de prestação de contas junto à fundação de fomento, exigindo que o ofício seja liberado imediatamente, sem observância do critério de processamento dos agendamentos. Assim, a CAP orienta que ao apresentar as documentações pertinentes, os pesquisadores agendem, com antecedência, a liberação do Ofício de Prestação de Contas, com o respectivo Termo de Responsabilidade, porque não serão mais atendidos requerimentos de “última hora”, a ser apresentados à FAPERJ, sejam quais forem as motivações ou a relevância do projeto.
Então, o agendamento é requerido pelo professor-pesquisador e não pela CAP? Nesse caso, ele também não deve autuar o processo administrativo?
Exatamente. Ao apresentar a documentação e identificar a proximidade do período de prestação de contas, deve o professor agendar, o quanto antes ( pelo menos, dois meses antes, no mínimo), a data para liberação do Ofício de Prestação de Contas, já que a CAP adota o critério cronológico ( processos mais antigos têm preferência sobre os novos) para cadastro dos bens e geração simultânea do Termo de Responsabilidade e Ofício de Prestação.
Assim como em processos relacionados ao CNPq, não deve o professor autuar o processo e sim apresentar à CAP o rol dos documentos exigidos.
SOBRE BENS INSERVÍVEIS
Posso jogar fora um equipamento que não tem mais conserto?
Não, em hipótese alguma se deve jogar fora um bem permanente da UFF. A CAP disponibiliza um serviço de retirada de bens inservíveis que fará todos os trâmites necessários para a baixa patrimonial e o desfazimento adequado do bem.
Encontrei no lixo bens permanentes da Universidade. Devo avisar alguém?
Sim, entre imediatamente em contato com a CAP para que possamos proceder com a retirada adequada do bem.
Quais os procedimentos necessários para a retirada de bens inservíveis?
Deve-se enviar, digitalmente à CAP, através do link SOLICITAÇÃO DE RETIRADA DE BENS, a relação dos bens inservíveis digitalizada e assinada pela Comissão de Bens Inservíveis de sua unidade, acompanhado dos dados da DTS (data e página da publicação) que a designou, No caso de retirada de bens de informática ou de refrigeração, deve-se também encaminhar à CAP, nos campos indicados, um laudo técnico digitalizado, em formato.pdf, da STI ou do Núcleo de Manutenção, respectivamente.
A DPM/CAP não trabalha com solicitações impressas. Todo e qualquer requerimento relacionado à movimentação de retirada de bens deve ser processado através do site do PATRIMÔNIO, na ABA SOLICITAÇÃO DE RETIRADA DE BENS.
Por que é necessário um laudo técnico para a retirada de equipamentos de informática e de refrigeração inservíveis?
Porque apenas um técnico devidamente capacitado pode avaliar se o conserto de um equipamento desta natureza é viável ou não.
O equipamento informático não possui tombamento. Então não é necessário requerer o laudo?
Qualquer material permanente, ainda que não tenha tombamento, deve ser inserido na solicitação de retirada de bens. Quando se tratar de equipamentos informáticos ou de refrigeração, é necessário também o laudo, ainda que eles não sejam tombados.
Um dos servidores que faz parte da Comissão de Férias está de férias. Alguém pode assinar no lugar dele?
Se um dos membros não puder assinar, independentemente do motivo, a unidade pode utilizar um modelo próprio, encontrado na ABA FORMULÁRIOS. No final do requerimento, o responsável que constituiu a Comissão assinará, convalidando a assinatura do servidor substituto.
O que fazer no caso de morte de um bem semovente?
Deve-se obter o atestado ou certidão emitida por profissional habilitado (veterinário) ou, quando não for possível, buscar o atestado de veracidade dos fatos junto a, pelo menos, três testemunhas. (Art 63, inciso 5 da Portaria SAD nº 426, de 17/12/80).
A NOVA GESTÃO implementou mudanças no sistema de descarte de bens?
Sim. Agora as unidades poderão desfazer os seus materiais, seja pela inutilização ou abandono, em casos específicos.
Como funcionará? Inutilização e Abandono são sinônimos?
Tanto na Inutlização quanto no Abandono, as unidades deverão preencher o formulário (ABA FORMULÁRIOS, REQUERIMENTO DE DESFAZIMENTO DE BENS INSERVÍVEIS, ARQUIVO JUSTIFICATIVA DE ABANDONO OU TERMO DE INUTILIZAÇÃO), apondo as três assinaturas dos servidores integrantes da Comissão de Inventário e assinalando se pretende abandonar ou inutilizar os bens, já que são situações diversas. A unidade deverá digitalizar, em arquivo .pdf, o requerimento e enviar para o e-mail rafaelcardoso@id.uff.br. Somente após a resposta autorizativa, por e-mail, da DPM, poderá a unidade desfazer os bens irrecuperáveis. Os institutos se aplicam a situações diferentes e específicas, portanto não são sinônimos.
Quando posso inutilizar? Para que tipo de bens pode se adotar esta ferramenta?
A inutilização consiste na destruição total ou parcial de material, classificado como IRRECUPERÁVEL, que ofereça ameaça vital para pessoas, risco de prejuízo ecológico ou contaminação por agentes patológicos ou insetos nocivos, para a Administração Pública Federal, devendo se enquadrar em uma das cinco situações previstas no artigo 17 do Decreto nº 99.658/90 (http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/Antigos/D99658.htm ).
Quando posso abandonar o bem? Para que tipo de Bens posso utilizar essa ferramenta?
O abandono de bens igualmente classificados como IRRECUPERÁVEIS, segundo dispõe o artigo 16 do Decreto já citado, se dá em razão da inconveniência ou impossibilidade de alienação (venda, permuta ou doação), em razão, por exemplo, de condições precárias dos bens, desde que não se enquadrem nas hipóteses do artigo 17 do diploma legal, urgência de seu desfazimento ou relação custo x benefício de movimentação do material, principalmente para aqueles localizados em unidades do interior.
O abandono tem se mostrado o recurso viável e eficiente para desfazimento do material, já que pressupõe a renúncia à propriedade do material, a partir do qual nos valemos de terceiros para recolher o material, sem a necessidade de Editais de Desfazimento ou processo licitatório.
Porém, conforme consulta efetuada junto à PROGER (processo nº 005092/2012-77), a dispensa de licitação poderá ocorrer nas previsões contidas nos incisos II, IV,V, XIII, XX e XXVII da Lei nº 8.666/93, pelo que orientamos que seja dado preferência de recolhimento por Associações de Portadores de Deficiência, Associações Beneficentes ou Cooperativas de Recolhimento de Resíduos recicláveis ou qualquer outra entidade que preste serviços assistenciais ou filantrópicos, a fim de assegurar que o procedimento se faz por interesse social e não por desvio ou ilegalidade por parte do gestor público.
Ao fazer o ABANDONO, necessito redigir um Termo de Doação dos materiais para a entidade beneficiada?
Não. Simplesmente porque a doação somente beneficiar determinados grupos, ao passo que o abandono, embora tenha os mesmos efeitos daquela operação, permite a perda em benefício de terceiros, não especificados pelo Decreto. Assim, ao se ter deferido o abandono, somente competirá ao setor providenciar contato com cooperativas, Ongs e outras instituições dedicadas a fins sociais, para que estas retirem os materiais, e providenciar o preenchimento da Certidão de Destinação de Bens Abandonados, com a assinatura do beneficiário/recebedor dos bens. A baixa e regularização ficarão a cargo do Patrimônio.
Por último, a doação realizada a entidades diversas daquelas previstas no Decreto pode implicar em improbidade administrativa, tipificado no artigo 10, III da Lei nº 8.429/90.
Então, os mutirões não mais acontecerão, em virtude dessa descentralização?
Os mutirões ou as retiradas individuais nas unidades de Niterói e do interior serão realizadas normalmente pela equipe da DPM/CAP.
Para as unidades do interior, quando se tratar de bens irrecuperáveis, o ideal é se valer de tal instrumento, para que a retirada e sua movimentação seja mais rápida, porém sempre devemos ser consultados, para averiguar a possibilidade imediata de atendimento pela nossa equipe.
SOBRE IMÓVEIS
Recebi carnê de IPTU em minha unidade. O que devo fazer?
Nestes casos, qualquer cobrança relacionada a imóvel, próprio ou cedido, deve ser encaminhada à DPM/CAP, para análise e requerimento junto ao órgão cobrador. A DPI/CAP poderá solicitar ao agente patrimonial ou outro servidor competente que protocole o expediente administrativo.
Sou pesquisador e necessito de cópia de certidão de imóvel da UFF. Como posso consultar?
No link http://www.patrimonio.uff.br/index.php/controle-de-bens-imoveis, qualquer pessoa pode consultar escrituras e certidões de imóveis próprios e cedidos. Basta clicar no arquivo desejado e efetuar o download pelo 4shared.
O imóvel alugado pode também obter isenção de ITPU e outras taxas?
Sim. A DPI/CAP realiza pesquisa e consulta a legislação municipal ou estadual, para encontrar a base legal que possibilite a isenção de cobranças. Considerando ainda o disposto no artigo 1.204 do Código Civil, que dispõe que “adquire-se a posse desde o momento em que se torna possível o exercício, em nome próprio, de qualquer dos poderes inerentes à propriedade”, é cabível a interposição de requerimentos, para que se possa exercitar as faculdades legais de quem detém a posse.
SOBRE MUTIRÃO DE RETIRADA DE BENS INSERVÍVEIS
O que é?
Os mutirões de retirada de bens inservíveis compreendem um programa da Divisão de Patrimônio Móvel, que visa ao atendimento das solicitações de retirada por área geográfica, diminuindo os custos de transporte e potencializando o nível de requerimentos finalizados
Com que frequência é realizado?
Geralmente a cada 45 dias, conforme a necessidade e volume de solicitações. Porém, quando o conjunto de requerimentos mantiver-se estável ou pequeno, as retiradas serão realizadas sob o regime de retiradas isoladas, porém sempre atendendo ao critério geográfico (por Campus e/ou bairro).
Como funciona?
As solicitações são agrupadas por Campi ou por área geográfica, distribuindo, por cada dia, a realização do programa. As unidades são cientificadas por e-mail acerca do dia e horário de atendimento, o que permite a organização prévia.
Responsabilidades da DPM
a) Planilhar todas as solicitações, distribuídas agora por polos e dias de retirada;
b) Analisar a documentação, deferindo ou não a retirada (e explicar o por quê);
c) Acompanhar, organizar e divulgar o mutirão, de forma a atender às solicitações dos setores;
d) Viabilizar os veículos (caminhões) e motoristas, para o carregamento dos bens até os Galpões;
e) Fornecer uma equipe para retirada, em apoio com a dos Institutos;
f) Proceder à doação, abandono e/ou leilão dos bens, mediante a análise da documentação das entidades solicitantes.
Responsabilidades das Unidades
a)Viabilizar o acesso e estacionamento para nossos caminhões, no horário de retirada, que pode seguir até às 19h;
b)Fornecer à portaria cópia das solicitações de retirada (inclusive a de seus Departamentos e Coordenações), liberando-os para saída dos Campi;
c)Obter, junto à Luso Brasileira, equipe para auxiliar a retirada dos bens (Nos termos do artigo 390, caput, da CLT, mulheres podem carregar até 25 quilos, quando o esforço não é de caráter contínuo);
d)Concentrar os bens de seus Departamentos e Coordenações num único local, para facilitar nosso trabalho;
e)Designar o agente patrimonial, por DTS (comunicando ao Patrimônio pelo e-mail rafaelcardoso@id.uff.br, com a cópia digitalizada da Determinação de Serviço) que será responsável pela concentração dos bens vindos de Departamentos e Coordenações e o acompanhamento da saída dos mesmos, atestando a sua retirada.
SOBRE AGENTES PATRIMONIAIS
O que é o agente patrimonial?
É o servidor designado pelo titular da Unidade Administrativa ou Acadêmica, devidamente cadastrado no órgão de Patrimônio, que atuará como elemento de ligação entre a Unidade e o órgão de Patrimônio.|||
Qual a importância do agente patrimonial na Universidade Federal Fluminense? Existe alguma previsão legal para a sua instituição?
Quais são as atribuições do agente patrimonial?
O agente patrimonial é incumbido de gerir o trabalho da comissão local de inventário, podendo inclusive fazer parte da mesma. Além de acompanhar este trabalho, cabe a este servidor toda a administração patrimonial de sua unidade, compreendendo o contato com a CAP/SAEP para tratar de retiradas, tombamento de bens, projetos de pesquisa que envolvam a compra de bens patrimoniais, furtos e roubos ocorridos na unidade, palestras de conscientização e sensibilização da comunidade universitária, envio de documentações de reformas em setores que impliquem a instalação de bens patrimoniais etc.
Como se dá a designação para a função de agente patrimonial? Quem é o agente público competente para investir o servidor nesta função?
A designação ocorre através de uma Determinação de Serviço a ser publicada no Boletim de Serviço da UFF. Apenas o diretor de unidade é autoridade competente para tal ato administrativo, uma vez que o servidor ficará responsável pela gestão dos bens da unidade. É de suma importância que a CAP/SAEP seja informada pela direção de unidade sobre a designação, através do envio digitalizado da DTS para o e-mail mmissao@id.uff.br, a fim de que a CAP faça contato com este servidor quando necessário.
O acesso ao Sistema de Administração Patrimonial é exclusivo do agente patrimonial?
Não. As unidades podem solicitar a senha de consulta para o agente patrimonial, servidores que fazem parte da comissão de inventário local e ainda para funcionários do setor financeiro/contábil que necessitam de informações do sistema físico para a realização de seus trabalhos internos. As chefias de setor e diretores também podem ter acesso ao sistema na modalidade de consulta para verificações de bens de sua unidade.
O trabalho do agente patrimonial substitui o da comissão de bens patrimoniais?
Não. Os trabalhos desenvolvidos pelo agente complementam aqueles feitos pela comissão e são mais abrangentes, pois incluem todas as rotinas de acompanhamento de bens da unidade.
A direção de unidade pode designar mais de um agente patrimonial para realizar os trabalhos?
Sim, em casos de complexidades locais e da estrutura predial, é recomendável que mais de um servidor seja responsável pelo gerenciamento de bens patrimoniais.
Quais serão as fontes de consulta do agente patrimonial para o desempenho de suas atribuições?
O agente patrimonial acessará o site do patrimônio (www.patrimonio.uff.br), a legislação que regula a administração patrimonial e desfazimento de bens da União (Instrução Normativa SEDAP n° 205/88 e Decreto 99.658/90), a cartilha de patrimônio da UFF, o Sistema de Administração Patrimonial e demais normativas expedidas pela CAP/SAEP e disponibilizadas no site da UFF e/ou do patrimônio.
Qual a fundamentação existente para a capacitação dos agentes patrimoniais da UFF?
O agente patrimonial é um servidor da instituição designado para exercer as funções de gerenciamento de bens. Esta função não exige que o servidor seja detentor de conhecimentos específicos ou ocupe um cargo público efetivo de natureza administrativa. Além do mais, é necessário que o agente patrimonial conheça a estrutura do setor de patrimônio da UFF para compreender o contexto e as especificidades que regerão as suas tarefas. Os conhecimentos adquiridos no treinamento serão levados para a realidade da unidade onde o servidor trabalha e servirão de base para as tomadas de decisão locais. Um dos objetivos é dotar o servidor de informações para o desempenho da função; o outro é trazer à tona as questões locais para serem compartilhadas com os demais agentes patrimoniais, de forma que as experiências de cada unidade sejam fonte para a resolução de problemas, esclarecimento de dúvidas e aprendizado a todos os participantes da capacitação.
A CAP/SAEP promoverá outros encontros entre agentes patrimoniais para a troca de informações e experiências e ainda atualização de normas legais e procedimentos relativos à gestão de bens permanentes?
A CAP/SAEP estruturou o treinamento inicial e tem a pretensão de fazer continuamente capacitações que abranjam agentes patrimoniais antigos e novos, com revisão de conteúdo e espaço para troca de informações entre servidores.
SOBRE BENS PATRIMONIAIS EM GERAL
Qual é a diferença entre materiais de consumo e materiais permanentes?
Materiais de consumo são bens de curta duração, como caneta, papel, grampos etc. Os bens de duração superior a dois anos são considerados materiais permanentes e deverão ser tombados para controle individualizado e fins de inventário. Itens de reposição, como peças de automóveis, acessórios de computador e troca de elevador, são considerados materiais de consumo.
Existem equipamentos sem uso no meu setor, mas que estão em perfeito estado. O que faço com eles?
Nunca deixe equipamentos sem uso guardados, pois o tempo e a ociosidade acabarão por danificá-los. Nestes casos, a unidade deverá utilizar o SIGEBOC- SISTEMA DE GESTÃO DE BENS OCIOSOS, para que possamos oferecê-los a outros setores que certamente estão precisando. Maiores informações, na ABA SIGEBOC.
Eu e meus colegas de trabalho decidimos comprar um equipamento para nosso setor com verba pessoal. Ele precisa ser tombado?
Todos os bens que ingressam na UFF devem ser tombados. Em casos como esse, sugerimos que o grupo doe o equipamento pata a Universidade, através do Termo de Doação.
Comprei um equipamento com verba própria para uso pessoal dentro da UFF, mas não gostaria de doá-lo à Universidade. Como devo proceder?
Os seguranças da UFF são orientados a não liberar a saída de bens de dentro da Universidade sem autorização por escrito da autoridade competente da respectiva unidade. Em casos como esses, tenha sempre com você a Nota Fiscal de compra do bem em seu nome, pois essa é a única forma de provar que o equipamento é seu e não da UFF. Lembre-se de que a UFF não se responsabiliza pela manutenção ou guarda de bens permanentes que não estejam registrados no acervo da Universidade.
Como proceder para a avaliação de itens do patrimônio obtidos por produção interna?
Preferencialmente, com base no valor de similares do mercado. Se não for possível, devem ser valorizados pelo seu custo de produção.
O que acontece quando um bem desaparece ou é propositalmente danificado?
Caracterizada a existência de responsável sobre a avaria ou desaparecimento do material, ficará esse responsável sujeito à pena de substituição, reparação ou indenização, conforme o caso. Se o valor de mercado do bem não ultrapassar à cota de R$ 8.000,00 (oito mil reais) e o seu perdimento foi originado por servidor previamente identificado, a quem cabia a guarda do material e por conduta não intencional lhe deu causa, a unidade deverá se valer do TERMO CIRCUNSTANCIADO ADMINISTRATIVO (TCA).
Nos demais casos, faz se necessária a abertura de processo administrativo disciplinar ou sindicância administrativa, conforme disposição do Título V da Lei nº 8.112/90, com designação de uma Comissão formada, no mínimo, por três servidores, a quem caberá relatar os fatos, apontar responsabilidades e detectar falhas administrativas, de modo a impedir que mais bens sejam desviados ou perdidos.
SOBRE TOMBAMENTO
Por que os bens da UFF precisam ser tombados?
O tombamento é a forma mais eficiente de se registrar, controlar e conservar os bens da Universidade. É um procedimento padrão adotado por todas as entidades da administração pública.
O tombamento consiste apenas na colocação da placa numerada no bem?
Não, a placa numerada é apenas a forma de identificação do bem, que também é registrado pela CAP com a sua descrição minuciosa para a formação do cadastro de bens permanentes.
Para que serve o cadastro de bens permanentes?
O cadastro de bens móveis permanentes é efetuado pela CAP com base nos documentos existentes. Esse registro é essencial para o controle da localização e da carga patrimonial do bem. Através dele é emitido o Termo de Responsabilidade.
O que é um TR (Termo de Responsabilidade)?
É um documento emitido pela CAP após o cadastro do bem que identifica e responsabiliza quem detém a guarda de um bem patrimonial.
Qual é a responsabilidade de quem assina o TR?
O detentor da carga patrimonial, ou seja, quem assina o TR, é responsável pela imediata comunicação ao Patrimônio sobre qualquer irregularidade ocorrida com o bem entregue aos seus cuidados. Em períodos de afastamento (férias, licenças etc) deve atribuir a responsabilidade provisória a um substituto.
Sou a nova diretora do Instituto. Não posso e nem devo assinar Termos de Responsabilidade de bens que não foram comprados em minha gestão. Quem tem que fazer isso é o antigo diretor?
O Termo de Responsabilidade referente a um bem adquirido antes da gestão de um diretor, coordenador ou chefe de departamento deve sim ser assinado por ele, já que ao ser investido no cargo, o mesmo fica ciente de que assume os bens de sua unidade administrativa. Para se resguardar, o ideal é que o novo responsável pela unidade realize um inventário por motivo de mudança de chefia, para que assim possa apurar o patrimônio existente e sob sua responsabilidade.
O usuário também é responsável pelos bens patrimoniais?
Sim, todos os usuários devem zelar pela conservação dos bens e informar qualquer irregularidade à CAP.
Encontrei uma placa com número de tombamento. O que faço com ela? Posso jogar fora?
Não, nunca jogue fora as placas de tombamento que você encontrar, pois certamente caíram de algum equipamento. Ligue para a CAP e informe o número de tombamento para que possamos identificar a qual bem pertence a repô-la.
Alguns equipamentos do meu setor estão sem placa de tombamento. Como devo proceder?
Converse com os funcionários de seu setor e procure saber como esses bens entraram na Universidade. Entre em contato com a CAP para que possamos prosseguir com o tombamento.
SOBRE TRANSFERÊNCIA
O setor próximo ao meu precisa de um equipamento que o meu setor possui e não utiliza. Posso transferir este equipamento para lá?
Sim, mas não basta que o equipamento seja transferido fisicamente para outro setor, ele também precisa ser transferido no nosso cadastro. Para isso, comunique a movimentação à CAP através do preenchimento e envio da Nota de Transferência.
O que pode acontecer se eu transferir fisicamente um bem para outro setor e não comunicar este fato à CAP?
Neste caso, o bem não terá seu cadastro alterado e continuará constando como localizado no seu setor, o que acarretará em uma diferença física no inventário. Além disso, a carga patrimonial não será alterada, ou seja, o seu setor continuará responsável pela guarda e manutenção do bem e deverá responder por qualquer dano que ocorrer no equipamento. Portanto, nunca deixe de comunicar à CAP as transferências de seu setor.
Se vou transferir o bem do Instituto para a própria Secretaria, é necessário emitir uma nota de transferência?
Se o setor se configura em uma unidade organizacional (UORG) na estrutura da universidade, é necessário que toda movimentação de bens seja registrada via nota de transferência para a alteração da carga patrimonial no SISAP.
Posso emprestar um equipamento para outro setor por um tempo determinado?
Sim, se houver um acordo de empréstimo entre os dois setores, basta que ambos preencham a Guia de Empréstimo de Material, encontrado na ABA FORMULÁRIOS, MOVIMENTAÇÃO INTERNA DE BENS e cumpram o tempo determinado para a devolução do bem. Esse procedimento pecisa ser comunicado À CAP e é fundramental que a guia de empréstimo seja preenchida e assinada para que fique registrado que, durante aquele período, houve mudança da responsabilidade pela guarda e conservação do bem.
Como proceder em caso de mudança de chefia?
Quando o detentor da carga patrimonial deixa de ser responsável pelos bens de seu setor devido à mudança de direção ou chefia, deve-se retificar a carga de responsabilidade com a emissão de um novo TR e sua assinatura pelo novo chefe/ diretor.
SOBRE DOAÇÕES:
Qual é o procedimento que devemos ter para fazer uma doação de um bem para a UFF?
O setor interessado ou o doador em particular encaminha à CAP uma carta ou um Termo de Doação listando os bens a serem doados. NA ABA FORMULÁRIOS, no sublink REGULARIZAÇÃO PATRIMONIAL DE DOAÇÕES RECEBIDAS PELA UFF, encontra-se o modelo disponível para download. Uma cópia da nota fiscal dos bens deve ser anexada ao Termo de Doação; na falta da mesma, informa-se um valor estimado dos bens, nos termos da Norma de Serviço nº 634/2013.
SOBRE COMODATO
Por que um bem em comodato precisa ser tombado?
Um bem em comodato não será incorporado ao acervo da UFF, mas deverá receber um registro e controle permanente. Por isso, são necessárias a colocação da placa com número de tombamento e a emissão do Termo de Responsabilidade.
Quais os documentos necessários para o tombamento de um bem em comodato?
O setor deve encaminhar à CAP um memorando assinado pela chefia imediata, juntamente com cópia da nota fiscal, solicitando o tombamento dos bens em questão. No memorando, informar nome, telefone e e-mail do coordenador do projeto, nome do projeto e número do processo do financiador. Para Comodato FAPERJ, é necessária também a apresentação do Termo de Transferência e Entrega de Bens (Modelo IV), disponível no site da FAPERJ. Para Comodato CNPq, é necessária também a apresentação da Relação de Bens Patrimoniais (Anexo 1 – Relação de Bens Patrimoniais), disponível no site do CNPq. Para demais comodatos, entrar em contato com a CAP.
Que destinação deve ser dada aos equipamentos após o término do comodato?
Em regra, deverão ser destinados à respectiva entidade financiadora, salvo expresso de outra forma no próprio convênio.
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